Aptean ”Food & Beverage”

Sporbarhed er ikke længere et konkurrenceparameter, men er med tiden blevet et lovkrav og en forudsætning for at kunne drive en professionel fødevarevirksomhed. Alligevel oplever mange virksomheder, at det er både tidskrævende og usikkert at spore råvarer, halvfabrikata og færdigvarer på tværs af indkøb, produktion, lager og distribution. 

Når data er fordelt på flere systemer – eller håndteres manuelt i regneark – opstår der typisk udfordringer som: 

• Manglende overblik over hvilke råvarer der indgår i hvilke produkter 

• Usikkerhed omkring batch- og lot-sammenhænge 

• Langsom og risikofyldt håndtering af produkt-tilbagekaldelser 

• Vanskelig dokumentation over for kunder, myndigheder og certificeringsorganer 

Konsekvensen er øget forretningsrisiko, højere omkostninger og et konstant pres på organisationen, når noget går galt. 

Mange fødevare- og drikkevarevirksomheder arbejder med varer med kort holdbarhed, varierende kvalitet og forskellig oprindelse. Samtidig stiller FEFO-principper, batchstyring og variabel vægt (catch weight) høje krav til både lager- og produktionsstyring. 

Uden et ERP-system, der er bygget til netop disse forhold, oplever virksomheder ofte: 

• Forældede eller upræcise lagerdata 

• Manglende sammenhæng mellem fysisk lager og systemregistreringer 

• Unødvendigt spild som følge af udløbne eller fejlplacerede varer 

• Vanskeligheder ved at planlægge produktion ud fra reelt tilgængeligt lager 

Det påvirker ikke kun omkostningerne, men også leveringssikkerheden og kundetilfredsheden. 

Fødevareproduktion er sjældent simpel. Opskrifter, ingredienser, allergener, emballage og produktvarianter skal styres præcist og ofte ændres der løbende på sammensætning, leverandører eller produktionsparametre. 

Små ændringer kan få store konsekvenser, hvis de ikke håndteres korrekt: 

• Forkert mærkning eller manglende allergeninformation 

• Uensartet kvalitet fra batch til batch 

• Øget spild og omarbejde i produktionen 

• Mangelfuld kalkulation og usikker indtjening 

Uden ét samlet system til opskrifts- og produktionsstyring bliver det svært at sikre både kvalitet, effektivitet og overblik. 

Kravene til fødevaresikkerhed, kvalitet og dokumentation bliver kun skrappere. Certificeringer, audits og lovgivning kræver dokumentation. 

Alligevel ser vi mange virksomheder, hvor kvalitetsdata: 

• Registreres manuelt eller i separate systemer 

• Er vanskelige at samle på tværs af processer 

• Først findes frem, når audit eller myndigheder banker på døren 

Det betyder, at medarbejdere bruger unødigt meget tid på at lede efter information, i stedet for at arbejde proaktivt med kvalitet og forbedringer. 

Detaljeret lagerkontrol giver dig fuldt overblik over beholdning ned til variant, kvalitet, oprindelsesland, emballage, race, udskæring og alder. Det sikrer præcis lagerstatus i realtid og bedre planlægning på tværs af indkøb, produktion og salg. 

Eksempel i praksis:
En fødevareproducent kan se præcist, hvilke partier af oksekød der er på lager fordelt på udskæring, alder og oprindelsesland og sikre, at de ældste varer anvendes først, mens kundekrav til oprindelse og kvalitet overholdes. 

Med end-to-end sporbarhed kan du følge ingredienser og færdige produkter gennem hele forsyningskæden, både baglæns og fremadrettet. Det giver hurtig reaktion ved tilbagekaldelser og stærk dokumentation til audits og myndigheder. 

Eksempel i praksis:
Ved en kvalitetsafvigelse kan virksomheden på få minutter identificere alle berørte batches, hvilke kunder der har modtaget dem, og hvilke råvarer der er anvendt uden manuelle regneark eller tidskrævende opslag. 

Systemet understøtter avanceret kvalitetskontrol med automatiserede tests, kvalitetschecks og dokumentation gennem hele processen. Allergen- og ernæringsinformation styres centralt og knyttes direkte til produkter og batches. 

Eksempel i praksis:
Hvis en opskrift indeholder allergener, sikrer systemet automatisk korrekt mærkning og advarsler og forhindrer, at produkter med udeklarerede allergener sendes videre i produktionen. 

Aptean giver fuld kontrol over ingredienser, styklister (BOM) og opskrifter. Intelligente substitutioner gør det muligt at erstatte råvarer uden at gå på kompromis med kvalitet eller sporbarhed. 

Eksempel i praksis:
Hvis en bestemt råvare ikke er tilgængelig, kan produktionen fortsætte med en godkendt alternativ ingrediens mens kostpris, allergener og sporbarhed automatisk opdateres. 

 Løsningen samler styring af avlere og producenter i ét system. Kontrakter, konsignationslager, batch-rentabilitet og afregning håndteres samlet og transparent. 

Eksempel i praksis:
En virksomhed kan afregne avlere korrekt baseret på faktisk kvalitet, vægt og pris pr. batch samtidig med at der skabes overblik over rentabilitet pr. leverandør. 

 Kundespecifikke vare- og prislister sikrer, at hver kunde får de rigtige produkter, priser og betingelser hver gang. 

Eksempel i praksis:
En grossist kan opsætte forskellige sortimenter og priser til detailkæder, foodservice og eksportkunder, uden risiko for at sende forkerte varer eller priser. 

Collaborative forecasting gør det muligt at planlægge produktion og indkøb baseret på historik, sæsonudsving og kundeaftaler og ikke mavefornemmelser. 

Eksempel i praksis:
Virksomheden kan planlægge indkøb af råvarer til højsæson baseret på forventede ordrer og kontrakter og dermed reducere både spild og hasteindkøb. 

Trading boardet giver et samlet overblik over køb, salg, markedspriser og kontrakter i realtid. 

Eksempel i praksis:
Indkøbs- og salgsafdelinger kan hurtigt reagere på prisudsving i markedet og indgå aftaler, der maksimerer marginen uden at miste overblik over lager og logistik. 

Avanceret logistikfunktionalitet understøtter cross-docking, blandede paller og retur-emballage, så distributionen bliver mere effektiv og omkostningseffektiv. 

Eksempel i praksis:
Varer kan omlastes direkte fra indgående til udgående transport, så leveringstider forkortes, og lageromkostninger reduceres. 

Mobil dataopsamling giver realtidsregistrering direkte fra lager og produktion, mens EDI automatiserer udveksling af ordrer, leveringsmeddelelser og fakturaer. 

Eksempel i praksis:
En leverandør modtager ordrer elektronisk via EDI, og medarbejdere registrerer varemodtagelse på mobilen uden manuelle indtastninger eller fejl. 

Touchskærmsløsninger gør det nemt for produktions- og lagermedarbejdere at registrere data hurtigt og korrekt, også uden ERP-ekspertise. 

Eksempel i praksis:
Ved produktionslinjen registreres output, kvalitet og spild direkte på en touchskærm, så ledelsen altid har opdaterede nøgletal i realtid. 

Et ERP-system til fødevare- og drikkevarebranchen samler data på tværs af hele virksomheden, så du får ét samlet grundlag for planlægning, produktion, lager, kvalitet og compliance. Du får bl.a.: 

• Én samlet datakilde (“single source of truth”) 

• Sporbarhed både fremad og baglæns i forsyningskæden 

• Styrket fødevaresikkerhed og compliance 

• Bedre lagerstyring og mindre spild 

• Øget effektivitet, fleksibilitet og profitabilitet i en dynamisk branche 

Standard-ERP uden specifik funktionalitet til fødevarer mangler ofte værktøjer til fx catch-weight, batch-styring, opskriftsstyring og ingrediens-sporing: funktioner som er essentielle i fødevareproduktionen. Derfor er et branchespecifikt system som Aptean bedre rustet til at løse de unikke udfordringer i branchen. 

Et ERP-system til fødevarebranchen bruges på tværs af hele virksomheden. Det gælder de fleste processer fra produktion, lager og logistik til salg, indkøb og økonomi. Det skaber ét fælles informationsgrundlag for både produktionsmedarbejdere og ledelse. 

De vigtigste funktioner, der ofte nævnes for fødevare-ERP, inkluderer: 

• Sporbarhed fra råvarer til færdigvarer 

• Lagerkontrol med real-tid og FEFO-styring 

• Opskrifts- og formulastyring 

• Automatisering af kvalitetskontrol og compliance-tjek 

• Allergenstyring og beredskab til tilbagekaldelser 

• Efterspørgselsprognoser og planlægning 

• Økonomisk analyse og visualisering til bedre profitstyring 

ERP-systemer til fødevarebranchen kan implementeres som cloud-baseret (Software-as-a-Service) eller on-premise. Cloud-løsninger har ofte lavere startomkostninger, øget fleksibilitet og højere oppetid, mens on-premise kan være relevant ved særlige it-krav. Uanset løsning kræver implementeringen tid, planlægning og intern forankring. 

Ja – som med enhver større systemændring vil der være et behov for træning, så medarbejderne kan udnytte systemet optimalt. Fordelen ved et branchespecifikt ERP er, at brugergrænsefladen ofte er mere intuitiv for folk, der allerede bruger Microsoft-værktøjer som Office og Outlook.  

 Hvad kan man forvente af ROI (Return on Investment)? 

Det er svært at sætte et konkret tal på ROI, men ERP-systemer kan forbedre driftseffektivitet, ordreopfyldelse, planlægningssikkerhed og datakvalitet. Resultater som typisk fører til lavere omkostninger, færre fejl og bedre bundlinje over tid. Mange virksomheder oplever forbedret produktivitet og reduceret spild inden for det første år. 

Før implementering bør virksomheden: 

• Definere formål og mål med ERP 

• Kortlægge kritiske processer 

• Samle en intern projektgruppe 

• Evaluere systemkrav og leverandører nøje.  

Et ERP-projekt er en investering i fremtidig effektivitet og kræver tid, engagement og klar kommunikation. 

Ja, de fleste ERP-systemer kan integreres med andre forretningssystemer. Det er dog vigtigt at undgå dyre, specialbyggede integrationer, der kan komplicere fremtidige opgraderinger. Løsninger som Aptean tilbyder ofte et samlet økosystem, som minimerer behovet for tunge tilpasninger. 

En god ERP-leverandør fungerer ikke kun som software-sælger, men som partner gennem implementering og drift. Det betyder rådgivning, support og brancheekspertise, så systemet løbende udvikler sig i takt med virksomhedens behov.