Kunde
Scandlines Danmark
Branche
Rederi
År
2025
Services
Løn
Scandlines Danmark
Når to lønnørder finder hinanden, kan selv komplekse projekter lande blødt. Det er historien om, hvordan Scandlines Danmark og KOLLAB i fællesskab tog springet fra et manuelt, udfaset setup til en moderne LessorLøn cloud-løsning midt i et lønlandskab, der bestemt ikke er standard.
Udfordringen: Et lønmaskinrum i døgndrift
Scandlines’ drift kræver, at løn rammer plet hver gang på tværs af skift, skibe og sæsoner. Den ældre Lessor-version var stabil, men manuel og på vej ud. Derfor skulle kursen sættes om, men uden at opgive det, der allerede fungerede:
“Vi var egentlig ganske tilfredse med det gamle system – det var manuelt, men har gennem de seneste 4-5 år givet os en stor viden om lønbehandling. Da det blev udfaset, ville vi som udgangspunkt gerne blive i Lessor-familien. Løsningen fra KOLLAB var et naturligt valg,” forklarer Martin Warming, der er Payroll Manager hos Scandlines Danmark.
Scandlines IT-afdeling screenede markedet. Flere leverandører takkede nej på grund af søfartsdelen; kompleksiteten er alt andet end standard. Til sidst stod valget mellem to retninger og her vandt erfaring og driftssikkerhed:
“Mange sagde nej på grund af søfart. Vores setup er alt andet end standard. Vi valgte en løsning, der kunne bære kompleksiteten og et team, der kunne gå vejen med os,” uddyber Martin.
Løsningen: LessorLøn Cloud
KOLLAB leverede en cloud-løsning, der matcher Scandlines’ kompleksitet. Nøglen var parløbet mellem et dedikeret lønteam med stor erfaring og indsigt i Scandlines’ mange forskellige overenskomster og øvrige aftaler. Derudover opstod også et ganske specielt samarbejde imellem en erfaren intern projektleder og en specialiseret KOLLAB-konsulent: korte feedback-loops, ærlige samtaler og hurtige beslutninger. Der var ikke bare tale om en velkendt implementeringsfase, hvor leverandør hjælper kunde, men nærmere en form for medskabelse to fagpersoner imellem:
“Vores team og ikke mindst vores projektleder og deres specialist fandt hinanden – ’to lønnørder’, der taler samme sprog. Det var nøglen til, at projektet lykkedes,” fortæller Martin Warming videre.
Hvorfor LessorLøn Cloud gav mening for Scandlines Danmark:
- Skalerbarhed: Håndterer sæsonudsving og afløser-bemanding.
- Sikkerhed & compliance: To-faktor, logning og rollebaseret adgang.
- Support: Bedre og hurtigere adgang til support.
- Forretningsro: Retroberegning ved f.eks. ændrede overenskomster uden for mange manuelle processer.
Implementeringen: Fra plan til passage
Kontrakten blev lidt forsinket indgået i efteråret 2024, og målet var herefter klart: at komme i luften før højsæsonen. En kort udskiftning i projektledelsen truede tempoet, men ejerskabet blev hurtigt genetableret, og indsatsen blev skruet markant op:
“Vi arbejdede virkelig hårdt i foråret. Målet var klart: Vi skulle i luften før højsæsonen,” siger Martin Warming om det intense samarbejde, der fandt sted imellem nøglepersonerne fra Scandlines Danmark og KOLLAB.
For at komme sikkert i havn blev tre greb sat i spil som én sammenhængende plan:
- Paralleldrift i marts–april for at sammenligne nyt/gammelt lønsystem og først trykke ‘go’, da afvigelserne var på et acceptabelt niveau.
- Pragmatisk opstart med hurtig igangsætning efterfulgt af målrettet efterregulering af opsætning og data.
- Tæt adgang til specialist omkring efterfølgende justeringer til f.eks. e-Indkomst-felter og finanskontering. Justeringer som hurtigt blev håndteret og kontrolleret.
Martin Warming uddyber: “Vi testede grundigt, også ved små justeringer. Det handlede om ikke at ødelægge det, der allerede virkede.”
Hvor standard sjældent er standard
70+ arbejdstidsaftaler, mange overenskomster og lokalaftaler, forud/bagudløn, tjenestemænd og søfolk giver mange forgreninger og stor kompleksitet.
Lønarter, der refererer på kryds og tværs, kan hurtigt blive lidt af et ‘kludetæppe’. Derfor kræver det både overblik og dyb faglighed, og en implementering, hvor upstream-data er en del af planen.
“Det er lidt et kludetæppe, men takket være et erfarent lønteam er det stadig til at overskue, ligesom vi har haft direkte adgang til én af KOLLAB’s lønspecialister, der har været kompetent og dygtig til at ‘læse’ vores setup,” lyder det rosende fra Martin Warming.
Upstream betyder at:
- Korrekt opsætning i HR-stamdata og vagtplan er afgørende for et korrekt slutprodukt.
- Når medarbejdere skifter mellem timeløn/deltid/fuldtid, skal kategorier og satser styres stramt for at sikre præcis beregning.
Mindre friktion, mere styring og et 2026 i flow
Efter go-live og en veloverstået højsæson øjner teamet mindre friktion og mere styring i hverdagen, mens blikket er rettet mod et friskt startår med konsekvent brug af standardfunktioner og lavere risikoprofil. Hvad virker allerede:
- Retro-beregning: Når overenskomster lander med tilbagevirkende kraft, genberegner systemet de berørte perioder uden de tidligere mange manuelle beregninger.
- Sikkerhed & governance: To-faktor, tydelig logning og rollebaseret adgang: en klar ledelsesprioritet.
- CPR-opslag & NemKonto: Mindre følsom datahåndtering og færre fejlmuligheder.
“Det nye system er mere gennemsigtigt. Vi kan styre, hvem der kan hvad, og det vægter topledelsen højt,” forklarer Martin Warming henimod slutningen. Så hvad bliver de næste skridt?
- Vi lægger de gamle arbejdsgange bag os og bruger standarden, hvor den giver mening.
- Vi tilpasser målrettet dér, hvor det skaber forretningsværdi.
- Vi fastholder testdisciplin og fokus på upstream-data, så driften forbliver stabil og rolig, også når højsæsonen banker på.
Afslutningsvis forsøger Martin Warming at kigge ind i fremtidens krystalkugle: “Standard, hvor det kan bære og målrettede tilpasninger, hvor det giver værdi. Så kommer gevinsterne: tid, færre fejl og mere kontrol,” afslutter han.