Kunde
Scandlines Dänemark
Branche
Reederei
Jahr
2025
Dienstleistungen
Gehalt
Scandlines Dänemark
Wenn zwei Lohnbuchhaltungsexperten sich finden, können selbst komplexe Projekte reibungslos umgesetzt werden. Dies ist die Geschichte, wie Scandlines Danmark und KOLLAB gemeinsam den Sprung von einer manuellen, veralteten Einrichtung zu einer modernen LessorLøn-Cloud-Lösung inmitten einer Lohnbuchhaltungslandschaft geschafft haben, die sicherlich nicht dem Standard entspricht.
Herausforderung: Scandlines Danmark hatte ein manuelles und veraltetes Lohnabrechnungssystem, das zwar stabil, aber schwerfällig war. Es konnte die Komplexität der Schicht-, Schiffs- und Saisonlöhne nicht mehr bewältigen, sodass eine moderne Cloud-Lösung benötigt wurde, die eine präzise, skalierbare und zuverlässige Lohnabrechnung gewährleisten konnte.
Die Herausforderung: Ein Lohnmaschinenraum im Dauerbetrieb
Der Betrieb von Scandlines erfordert, dass die Löhne über Schichten, Schiffe und Jahreszeiten hinweg jedes Mal genau stimmen. Die ältere Lessor-Version war stabil, aber manuell und auf dem Weg, ausgemustert zu werden. Daher musste der Kurs geändert werden, ohne jedoch das aufzugeben, was bereits funktionierte:
„Wir waren eigentlich ganz zufrieden mit dem alten System – es war manuell, aber hat uns in den letzten vier bis fünf Jahren viel Wissen über die Lohnabrechnung vermittelt. Als es auslief, wollten wir grundsätzlich gerne in der Lessor-Familie bleiben. Die Lösung von KOLLAB war eine naheliegende Wahl“, erklärt Martin Warming, Payroll Manager bei Scandlines Danmark.
Die IT-Abteilung von Scandlines hat den Markt gecheckt. Mehrere Anbieter haben wegen der Seefahrt-Komponente abgelehnt, weil die Komplexität alles andere als Standard ist. Am Ende standen zwei Optionen zur Auswahl, und hier haben Erfahrung und Betriebssicherheit den Ausschlag gegeben:
„Viele haben wegen der Seefahrt abgelehnt. Unser Setup ist alles andere als Standard. Wir haben uns für eine Lösung entschieden, die der Komplexität gerecht wird, und für ein Team, das uns auf diesem Weg begleitet“, erläutert Martin.
Die Lösung: LessorLøn Cloud
KOLLAB lieferte eine Cloud-Lösung, die der Komplexität von Scandlines gerecht wird. Der Schlüssel zum Erfolg war die Zusammenarbeit zwischen einem engagierten Lohnteam mit großer Erfahrung und Kenntnis der vielen verschiedenen Tarifverträge und sonstigen Vereinbarungen von Scandlines. Darüber hinaus entstand eine ganz besondere Zusammenarbeit zwischen einem erfahrenen internen Projektmanager und einem spezialisierten KOLLAB-Berater: kurze Feedback-Schleifen, ehrliche Gespräche und schnelle Entscheidungen. Es handelte sich nicht nur um eine bekannte Implementierungsphase, in der der Lieferant dem Kunden hilft, sondern eher um eine Art Mitgestaltung zwischen zwei Fachleuten:
„Unser Team und vor allem unser Projektleiter und ihre Spezialisten haben sich gefunden – zwei ‚Lohn-Nerds‘, die dieselbe Sprache sprechen. Das war der Schlüssel zum Erfolg des Projekts“, erzählt Martin Warming weiter.
Warum LessorLøn Cloud für Scandlines Danmark sinnvoll war:
- Skalierbarkeit: Bewältigt saisonale Schwankungen und Vertretungsbesetzungen.
- Sicherheit und Compliance: Zwei-Faktor-Authentifizierung, Protokollierung und rollenbasierter Zugriff.
- Support: Besserer und schnellerer Zugang zum Support.
- Geschäftsfriedheit: Rückrechnung bei z. B. geänderten Vereinbarungen ohne viele manuelle Prozesse.
Die Umsetzung: Vom Plan zur Verabschiedung
Der Vertrag wurde mit etwas Verspätung im Herbst 2024 abgeschlossen, und das Ziel war nun klar: vor der Hochsaison in Betrieb gehen. Ein kurzer Wechsel in der Projektleitung gefährdete das Tempo, aber die Eigentumsverhältnisse wurden schnell wiederhergestellt, und die Anstrengungen wurden deutlich verstärkt:
„Wir haben im Frühjahr wirklich hart gearbeitet. Das Ziel war klar: Wir mussten vor der Hochsaison startklar sein“, sagt Martin Warming über die intensive Zusammenarbeit zwischen den Schlüsselpersonen von Scandlines Danmark und KOLLAB.
Um sicher ans Ziel zu kommen, wurden drei Maßnahmen als ein zusammenhängender Plan umgesetzt:
- Parallelbetrieb im März–April, um das neue/alte Lohnsystem zu vergleichen und erst dann „Go“ zu drücken, als die Abweichungen auf einem akzeptablen Niveau waren.
- Pragmatischer Start mit schneller Inbetriebnahme, gefolgt von gezielter Nachjustierung der Einrichtung und Daten.
- Enger Kontakt zu Spezialisten hinsichtlich nachträglicher Anpassungen, z. B. bei E-Einkommensfeldern und Finanzbuchhaltung. Anpassungen, die schnell bearbeitet und überprüft wurden.
Martin Warming erläutert:„Wir haben gründlich getestet, auch bei kleinen Anpassungen. Es ging darum, das, was bereits funktionierte, nicht zu zerstören.“
Wo Standard selten Standard ist
Über 70 Arbeitszeitvereinbarungen, zahlreiche Tarifverträge und lokale Vereinbarungen, Voraus-/Nachzahlungen, Beamte und Seeleute sorgen für viele Verzweigungen und eine hohe Komplexität.
Lohnarten, die sich gegenseitig überschneiden, können schnell zu einem „Flickenteppich“ werden. Daher sind sowohl ein Überblick als auch fundiertes Fachwissen erforderlich, ebenso wie eine Umsetzung, bei der Upstream-Daten Teil des Plans sind.
„Es ist ein bisschen wie ein Flickenteppich, aber dank eines erfahrenen Lohnteams ist es immer noch überschaubar, und wir hatten direkten Zugang zu einem der Lohnspezialisten von KOLLAB, der kompetent und geschickt darin war, unser Setup zu ‚lesen‘“, lobt Martin Warming.
Upstream bedeutet:
- Die korrekte Einrichtung der HR-Stammdaten und des Dienstplans ist entscheidend für ein korrektes Endprodukt.
- Wenn Mitarbeiter zwischen Stundenlohn/Teilzeit/Vollzeit wechseln, müssen Kategorien und Sätze streng kontrolliert werden, um eine genaue Berechnung zu gewährleisten.
Weniger Reibung, mehr Kontrolle und ein 2026 im Flow
Nach dem Go-Live und einer erfolgreichen Hochsaison sieht das Team weniger Reibungsverluste und mehr Kontrolle im Alltag, während der Blick auf ein neues Startjahr mit konsequenter Nutzung von Standardfunktionen und einem niedrigeren Risikoprofil gerichtet ist. Was funktioniert bereits:
- Retro-Berechnung: Wenn Vereinbarungen rückwirkend in Kraft treten, berechnet das System die betroffenen Zeiträume neu, ohne dass die vielen manuellen Berechnungen wie bisher erforderlich sind.
- Sicherheit und Governance: Zwei-Faktor-Authentifizierung, klare Protokollierung und rollenbasierter Zugriff: eine klare Managementpriorität.
- CPR-Abfrage & NemKonto: Weniger sensible Datenverarbeitung und weniger Fehlermöglichkeiten.
„Das neue System ist transparenter. Wir können steuern, wer was tun darf, und das wird von der Unternehmensleitung sehr geschätzt“, erklärt Martin Warming gegen Ende. Wie sehen also die nächsten Schritte aus?
- Wir lassen die alten Arbeitsabläufe hinter uns und nutzen den Standard dort, wo es sinnvoll ist.
- Wir passen uns gezielt dort an, wo es geschäftlichen Mehrwert schafft.
- Wir halten an unserer Testdisziplin und unserem Fokus auf Upstream-Daten fest, damit der Betrieb auch in der Hochsaison stabil und reibungslos bleibt.
Abschließend versucht Martin Warming einen Blick in die Kristallkugel der Zukunft zu werfen:„Standard, wo es sich lohnt, und gezielte Anpassungen, wo es einen Mehrwert bringt. Dann kommen die Vorteile: Zeitersparnis, weniger Fehler und mehr Kontrolle“, schließt er.