Kunde
Scandlines Dänemark
Industrie
Reederei
Jahr
2025
Dienstleistungen
Gehalt
Scandlines Dänemark
Wenn zwei Gehaltsfreaks zueinander finden, können selbst komplexe Projekte sanft landen. Es ist die Geschichte, wie Scandlines Danmark und KOLLAB gemeinsam den Sprung von einem manuellen, auslaufenden Setup zu einer modernen LessorLøn-Cloud-Lösung inmitten einer sicherlich nicht standardisierten Vergütungslandschaft geschafft haben.
Herausforderung: Scandlines Danmark verfügte über ein manuelles und auslaufendes Vergütungssystem, das stabil, aber umfangreich war. Da es die Komplexität von Schicht-, Schiffs- und Saisonlöhnen nicht mehr bewältigen konnte, benötigten sie eine moderne Cloud-Lösung, die eine genaue, skalierbare und zuverlässige Lohn- und Gehaltsabrechnung gewährleisten konnte.
Die Herausforderung: Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsmaschinenraum rund um die Uhr
Der Betrieb von Scandlines’ erfordert, dass die Bezahlung über Schichten, Schiffe und Jahreszeiten hinweg jedes Mal auf den Punkt kommt. Die ältere Lessor-Version war stabil, aber manuell und auf dem Rückzug. Daher musste der Kurs umgekehrt werden, ohne jedoch das aufzugeben, was bereits funktionierte:
“Eigentlich waren wir mit dem alten System recht zufrieden – es war manuell, aber in den letzten 4-5 Jahren haben wir uns viel Wissen über die Lohn- und Gehaltsabrechnung angeeignet. Als es auslief, wollten wir im Grunde in der Familie Lessor bleiben. Die Lösung von KOLLAB war eine natürliche Wahl,” erklärt Martin Warming, Payroll Manager bei Scandlines Denmark.
Die IT-Abteilung von Scandline hat den Markt überprüft. Mehrere Lieferanten lehnten wegen des Versandteils ab; die Komplexität ist alles andere als normal. Am Ende stand die Wahl zwischen zwei Richtungen und hier siegten Erfahrung und Betriebssicherheit:
“Viele sagten nein wegen des Versands. Unser Setup ist alles andere als Standard. Wir haben uns für eine Lösung entschieden, die die Komplexität unterstützt, und für ein Team, das den Weg mit uns gehen kann.” Martin führt aus.
Die Lösung: LessorLøn Cloud
KOLLAB lieferte eine Cloud-Lösung, die der Komplexität von Scandlines’ entspricht. Der Schlüssel lag in der Zusammenarbeit eines engagierten Lohn- und Gehaltsabrechnungsteams mit umfassender Erfahrung und Einblick in Scandlines’, viele verschiedene Tarifverträge und andere Vereinbarungen. Darüber hinaus entstand auch eine ganz besondere Zusammenarbeit zwischen einem erfahrenen internen Projektmanager und einem spezialisierten KOLLAB-Berater: kurze Feedbackschleifen, ehrliche Gespräche und schnelle Entscheidungen. Es handelte sich nicht nur um eine bekannte Implementierungsphase, in der der Lieferant dem Kunden hilft, sondern vielmehr um eine Form der gemeinsamen Gestaltung zwischen zwei Fachleuten:
“Unser Team und nicht zuletzt unser Projektmanager und deren Spezialist haben sich – ’zwei Gehaltsfreaks’ gefunden, die die gleiche Sprache sprechen. Das war der Schlüssel zum Erfolg des Projekts.” Martin Warming geht weiter.
Warum LessorLøn Cloud für Scandlines Denmark sinnvoll war:
- Skalierbarkeit: Behandelt saisonale Schwankungen und Ersatzpersonal.
- Sicherheit und Compliance: Zwei-Faktor-Protokollierung und rollenbasierter Zugriff.
- Support: Besserer und schnellerer Zugriff auf den Support.
- Geschäftsruhe: Retro-Berechnung durch z. B. geänderte Vereinbarungen ohne zu viele manuelle Prozesse.
Die Umsetzung: Vom Plan zur Passage
Der Vertrag verzögerte sich im Herbst 2024 leicht, das Ziel war dann klar: vor der Hochsaison auf Sendung zu gehen. Ein kurzer Ersatz im Projektmanagement gefährdete das Tempo, doch die Eigenverantwortung wurde schnell wiederhergestellt und die Bemühungen deutlich verstärkt:
“Wir haben im Frühjahr wirklich hart gearbeitet. Das Ziel war klar: Wir mussten vor der Hochsaison in der Luft sein,” sagt Martin Warming über die intensive Zusammenarbeit, die zwischen den Schlüsselpersonen von Scandlines Denmark und KOLLAB stattgefunden hat.
Um sicher in den Hafen zu gelangen, wurden drei Hebel als ein kohärenter Plan ins Spiel gebracht:
- Parallelbetrieb im März–April um das neue/alte Vergütungssystem zu vergleichen und beim ersten Drücken ‘Los’ zu drücken, wenn die Abweichungen auf einem akzeptablen Niveau lagen.
- Pragmatisches Startup mit schnellem Start, gefolgt von einer gezielten Nachregulierung von Einrichtung und Daten.
- Enger Zugang zum Spezialisten über spätere Anpassungen z.B. der E-Income-Felder und der Finanzbuchhaltung. Anpassungen, die schnell bearbeitet und überprüft wurden.
Martin Warming führt aus: “Wir haben gründlich getestet, auch mit kleinen Anpassungen. Es ging darum, nicht zu zerstören, was bereits funktionierte.”
Wie Standard selten Standard ist
70+ Arbeitszeitvereinbarungen, viele Tarifverträge und lokale Vereinbarungen, Vor-/Nachzahlungen, Beamte und Seeleute bieten viele Auswirkungen und große Komplexität.
Gehaltsarten, die sich kreuzweise beziehen, können schnell zu einem kleinen ‘Flickenteppich’ werden. Daher erfordert es sowohl einen Überblick und tiefe Professionalität als auch eine Implementierung, bei der vorgelagerte Daten Teil des Plans sind.
“Es ist ein kleiner Flickenteppich, aber dank eines erfahrenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsteams ist es immer noch überschaubar, so wie wir direkten Zugang zu einem der Lohn- und Gehaltsabrechnungsspezialisten von KOLLAB hatten, der kompetent und geschickt darin war, ‘unser Setup zu lesen’,” klingt lobend von Martin Warming.
Upstream bedeutet, dass:
- Für ein korrektes Endprodukt ist die richtige Einrichtung der HR-Stammdaten und des Schichtplans von entscheidender Bedeutung.
- Wenn Mitarbeiter zwischen Stunden-/Teilzeit-/Vollzeit wechseln, müssen Kategorien und Tarife streng kontrolliert werden, um eine genaue Berechnung zu gewährleisten.
Weniger Reibung, mehr Lenkung und ein Durchfluss von 2026
Nach dem Go-Live und einer erfolgreichen Hochsaison sieht das Team weniger Reibung und mehr Kontrolle im Alltag, während der Blick auf ein frisches Startjahr mit konsequenter Nutzung von Standardfunktionen und einem geringeren Risikoprofil gerichtet ist. Was bereits funktioniert:
- Rückrechnung: Bei rückwirkender Ansiedlung von Tarifverträgen berechnet das System die betroffenen Zeiträume ohne die vielen vorherigen manuellen Berechnungen neu.
- Sicherheit und Governance: Zwei-Faktor-Protokollierung, klare Protokollierung und rollenbasierter Zugriff: eine klare Managementpriorität.
- CPR-Suche und NemKonto: Weniger sensible Datenverarbeitung und weniger Fehleroptionen.
“Das neue System ist transparenter. Wir können kontrollieren, wer was tun kann, und die Werte des Top-Managements, die,” erklärt Martin Warming gegen Ende. Was werden also die nächsten Schritte sein?
- Wir lassen die alten Arbeitsabläufe hinter uns und verwenden den Standard dort, wo er Sinn macht.
- Wir passen uns gezielt dort an, wo es Geschäftswert schafft.
- Wir wahren die Testdisziplin und konzentrieren uns auf Upstream-Daten, damit der Betrieb auch bei Hochsaison stabil und ruhig bleibt.
Abschließend versucht Martin Warming, in die Kristallkugel der Zukunft zu blicken: “Standard, wo es möglich ist, und gezielte Anpassungen, wo es einen Mehrwert bietet. Dann kommen die Gewinne: Zeit, weniger Fehler und mehr Kontrolle,” er kommt zu dem Schluss.