GAP-Bewertung
Haben Sie einen Überblick darüber, wo Ihr ERP-System Ihre Anforderungen abdeckt und wo Lücken in Bezug auf Ihr Unternehmen entstehen? Viele stellen fest, dass die Implementierung oder Aktualisierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central komplexer wird als erwartet, da Anforderungen, Prozesse und Standardfunktionen nicht von Anfang an koordiniert werden.
Eine GAP-Bewertung gibt Ihnen Einblick in den Unterschied zwischen der Standardfunktionalität des Systems und Ihren tatsächlichen Anforderungen. Sie erhalten eine klare Entscheidungsgrundlage für Anpassungen, Prioritäten und nächste Schritte, sodass Sie Risiken reduzieren und Ihrem ERP-Projekt Schwung verleihen können.
Was ist eine GAP-Bewertung?
Eine GAP-Bewertung ist eine strukturierte Methode, die den Zusammenhang zwischen Ihren Geschäftsanforderungen und der Funktionalität des Systems verdeutlicht. Mithilfe eines FIT/GAP-Ansatzes wird jede Anforderung und jeder Bedarf bewertet:
- FIT – Die Anforderung wird direkt durch die Standardfunktionalität in der Lösung abgedeckt
- GAP – Die Anforderung erfordert eine Systemanpassung, eine Prozessänderung oder eine alternative Lösung
Jede GAP wird weiter bewertet auf der Grundlage von: kritischen Geschäfts- und Betriebsbereichen, Umfang und technischer Komplexität, Konsequenzen für Wartung und Upgradefähigkeit sowie Optionen für alternative Lösungen. Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass Ihre Anpassungen notwendig, strategisch fundiert – und langfristig nachhaltig werden.
Ein strategisches Instrument
Eine GAP-Bewertung ist weit mehr als eine technische Analyse. Es handelt sich um ein strukturiertes und strategisches Instrument, das Transparenz schafft, die Entscheidungsbefugnis stärkt und den Weg für eine zukunftssichere Digitalisierung ebnet. Die Analyse liefert sowohl den Gesamtüberblick als auch die notwendige Tiefe, die die Organisation benötigt, um sicher durch ERP-bezogene Veränderungsprojekte zu navigieren. Im Einzelnen leistet GAP Assessment einen Beitrag mit:
- Ein detailliertes Bild, wo Geschäftsanforderungen außerhalb der Standardfunktionalität liegen
- Übersicht darüber, welche Anpassungen notwendig sind – und welche vermieden werden können
- Eine dokumentierte und strukturierte Entscheidungsgrundlage, die sowohl technische als auch organisatorische Entscheidungen unterstützt
- Präsentation der Ergebnisse in visuellen und leicht verständlichen Formaten wie Matrizen und Bewertungskarten
- Einblick in die Konsequenzen für die Skalierbarkeit, Upgradefähigkeit und technische Nachhaltigkeit des Systems
- Gestärkte Governance mit Dokumentation, die im Projektmanagement und in Managementforen eingesetzt werden kann
- Verbesserter Dialog zwischen Wirtschaft und IT durch einen gemeinsamen Rahmen für das Verständnis
Wo bieten GAP-Bewertungen den größten Nutzen?
Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Investitionen in Technologie und Wandel sowohl kurz- als auch langfristig einen echten Geschäftswert schaffen –. GAP Assessments ist ein wirksames Instrument, um einen Überblick zu erstellen, Fortschritte sicherzustellen und die Verankerung während der gesamten Customer Journey – vom ersten Kontakt bis zur langfristigen Zusammenarbeit zu stärken.
Nachfolgend erfahren Sie, wie GAP-Bewertungen in verschiedenen Kontexten strategisch eingesetzt werden können:
Neue Verkäufe – Stärkung des Entscheidungsvertrauens zu Beginn des Prozesses
Durch die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter des Kunden schaffen Sie tiefe Einblicke in reale Bedürfnisse, Risiken und Gewinne – oft bevor der Kunde selbst den Überblick hat.
GAP Assessments ermöglicht es Ihnen, konkreten Mehrwert zu liefern, noch bevor der Kunde eine Entscheidung treffen muss. In einer Zeit, in der Unsicherheit zu Entscheidungsverschiebungen und Unentscheidungen führt (Gärtner), können Sie Entscheidungssicherheit durch Fakten und nicht durch Vermutungen schaffen.
Ergebnis: Sie positionieren sich als vertrauenswürdiger Berater, der die Realität des Kunden versteht und Sie anhand von Erkenntnissen, nicht anhand von Produkten unterscheidet.
Client Management – Erweitern Sie die Beziehung zu Daten und Richtung
Durch die Durchführung fortlaufender GAP-Bewertungen mit bestehenden Kunden erhalten Sie einen datengesteuerten Status:
Was funktioniert? Was kann optimiert werden? Was ist jetzt gefragt?
Es stärkt nicht nur den Nutzen des Kunden aus bestehenden Lösungen, sondern eröffnet auch den Dialog über zukünftige Verbesserungen und Geschäftsbereiche. Sie werden in der Lage sein, Auswirkungen zu dokumentieren und Empfehlungen auf der Grundlage tatsächlicher Bedürfnisse – und nicht Annahmen abzugeben.
Ergebnis: Sie werden ein langfristiger strategischer Partner, nicht nur ein Systemlieferant.
Lieferungen – Erstellen Sie starke Projekte von Anfang bis Ende
GAP-Bewertungen können während des gesamten Projektprozesses verwendet werden, um Ausrichtung, Verankerung und Fortschritt sicherzustellen:
Vor dem Start: Erwartungen, Verständnis und Risiken aufdecken (“Vorausrichtung”)
Unterwegs: Überwachen Sie Engagement und organisatorische Barrieren (“On-Track Assessment”)
Nach der Lieferung: Bewerten Sie Lernen und Wirkung (“Projektnachbereitung”)
Durch die breite Einbindung der Mitarbeiter schaffen Sie sowohl Eigenverantwortung als auch eine verbesserte Unternehmensführung. Es sorgt nicht nur für bessere Lieferungen – sondern reduziert auch das Risiko von Reibung, Verzögerungen und Kostenabweichungen (Oxford Global Projects, McKinsey, BCG).
Ergebnis: Sie führen Projekte mit stärkerem Management, geringerem Risiko und größerer Wirkung durch
Workshops & Seminare – Steigern Sie die Relevanz, bevor der Dialog beginnt
Die Vorbereitung bestimmt den Wert eines Workshops oder Seminars. Bei einer GAP-Bewertung beziehen Sie die Teilnehmer im Voraus ein und sammeln Input, der Ihre Botschaften schärft und den Inhalt gezielter gestaltet.
Sie erhalten eine Datenbank, die auf den eigenen Erfahrungen und Bedürfnissen der Teilnehmer basiert –, was Engagement, Eigenverantwortung und Entscheidungsvertrauen schafft.
Ergebnis: Die Teilnehmer treffen sich gut vorbereitet, Sie erzielen eine höhere Wirkung und die Qualität des Dialogs wird deutlich verbessert.
Lead-Generierung – Von der Aufmerksamkeit zum echten Wert
GAP-Bewertungen sind ein wirksamer Katalysator für Ihre Lead-Generierung. Indem Sie im Rahmen Ihrer Öffentlichkeitsarbeit (z. B. über LinkedIn, Newsletter oder Kaltakquise) eine erste GAP-Analyse anbieten, schaffen Sie frühzeitig einen echten Mehrwert.
Treffen vereinbaren: Einblicke bieten – keine Verkäufe
Leads qualifizieren: Die Antworten zeigen deutlich, wo Potenzial steckt
Modn der Dialog: Bauen Sie Beziehungen auf Daten und Vertrauen auf
Ergebnis: Ihr Dialog wird nicht nur relevant sein – er wird unvermeidlich sein. Sie zeichnen sich durch Perspektive und Methode als Berater aus.
Anwendung in der Praxis
Die GAP-Bewertung ist in vielen Arten von Geschäfts- und IT-Projekten relevant, bei denen Systemauswahl, Änderung und Effizienz im Mittelpunkt stehen. Beispiele hierfür sind:
-
ERP-Ersatz oder Upgrade
Bietet Einblicke, welche Bedürfnisse durch die Standardlösung abgedeckt werden können und welche eine Anpassung oder Prozessänderung erfordern. -
Integration neuer Einheiten oder Geschäftsbereiche
Unterstützt die Beurteilung, wie neue Organisationsstrukturen mit der bestehenden Systemlandschaft verknüpft werden können. -
Prozessoptimierung und digitale Entwicklung
Deckt auf, wo Arbeitsabläufe und Systemfunktionen nicht synchron sind und wo die Möglichkeit besteht, die Effizienz zu steigern. -
Cloud-Migration und Architekturübergang
Erstellt einen Überblick über Abhängigkeiten und Komplexität und hilft bei der Planung eines reibungslosen und risikobewussten Übergangs zu cloudbasierten Lösungen.
Was haben Sie von einer GAP-Bewertung?
Als Leiter der Digitalisierung ist es beispielsweise von entscheidender Bedeutung, einen vollständigen Überblick darüber zu haben, wie Geschäftsanforderungen und die Fähigkeiten der ERP-Plattform miteinander verbunden sind –, nicht zuletzt, wenn Investitionen, Ressourcen und Veränderungen Vorrang haben sollen.
Eine GAP-Bewertung liefert Ihnen genau das: ein dokumentiertes und strukturiertes Bild davon, wo Ihre Anforderungen außerhalb der Standardfunktionalität des Systems liegen und welche Anpassungen notwendig sind – oder vermieden werden können. Die Analyse schafft Transparenz und gibt Ihnen eine solide Grundlage, um fundierte und strategisch fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie erhalten:
- Ein ganzheitlicher Überblick über Anpassungsbedürfnisse und -abhängigkeiten
- Eine Priorisierung basierend auf Geschäftswert, Risikoprofil und technischer Nachhaltigkeit
- Ein gemeinsamer Rahmen für das Verständnis zwischen Wirtschaft, IT und Management
- Dokumentation, die sowohl Governance, Projektmanagement als auch Managementberichterstattung unterstützt
Gleichzeitig dient GAP Assessment als methodenbasiertes Instrument zur Förderung der digitalen Transformation. Sie erhalten:
- Absicherung von Risiken vor Investitionen
- Ein klarer und nützlicher Fahrplan für Anpassungen und Prozessänderungen
- Maximale Auslastung der Standardfunktionalität in der ERP-Plattform
- Ein strategisches Instrument zur Sicherstellung der Abstimmung zwischen Geschäft, Technologie und zukünftiger Architektur