Gehaltstransparenz

Es baut auf etwas auf, das Sie bereits kennen

Dänemark hat bereits ein Lohngleichheitsgesetz, das Männern und Frauen für die gleiche Arbeit oder Arbeit von gleichem Wert gleiches Gehalt vorschreibt. Neu ist, dass Sie dies nun mit einer Gehaltsstruktur nachweisen müssen, die Sie übergreifend für Mitarbeiter vergleichen können, und einer Gehaltsabrechnung, die dokumentiert, dass die Kriterien objektiv und geschlechtsneutral sind.

Diese 3 Anforderungen gelten bereits jetzt: Übersehen Sie sie, haften Sie.

Kurz gesagt: Die EU will Transparenz über Gehälter, damit geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede sichtbar werden und objektiv begründet werden können. Der Hintergrund ist nicht abstrakt: Es gibt immer noch einen spürbaren geschlechtsspezifischen Gehaltsunterschied in Dänemark heute, und es ist dieser Unterschied, den das Direktive schließen soll.

Es ändert drei Dinge für Sie:

• Sie müssen den Mitarbeitern einfachen Zugang zu Ihren Gehaltskriterien gewähren. Die Kriterien, die Sie zur Festlegung von Gehalt, Gehaltsniveau und Gehaltsentwicklung verwenden, müssen objektiv und geschlechtsneutral und für die Mitarbeiter sichtbar sein, nicht in einem Kopf oder einer alten Excel-Registerkarte versteckt. Viele Unternehmen haben bereits einen Baustein liegen, ohne es zu wissen: die DISCO-Codes, das öffentliche Klassifikationssystem für Jobtypen, das einige Gehaltssysteme bereits zur objektiven Gruppierung von Stellen verwenden.
• Mitarbeiter erhalten ein Recht auf Einsicht. Sie können nach ihrem eigenen Gehaltsniveau und dem Durchschnittsgehalt, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für Mitarbeiter in derselben Kategorie, d.h. diejenigen, die die gleiche Arbeit oder Arbeit von gleichem Wert leisten, fragen. Sie müssen innerhalb von zwei Monaten antworten.
• Gehälter im Recruiting werden offen gelegt. Gehaltsspannen müssen im Stellenangebot oder beim ersten Gespräch angegeben werden, und Sie dürfen nicht nach dem früheren Gehalt des Bewerbers fragen.

Wenn Sie eines der Daten verpassen, holt Sie das Lohntransparenzdirektiv sofort ein.

Die Regeln treten am 1. Januar 2027 in Kraft. Wenn Sie über 150 Mitarbeiter haben, gilt die Faustregel, dass Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung erstellen müssen: ein Bericht, der Gehaltsunterschiede nach Geschlecht und Jobkategorie aufschlüsselt, spätestens am 1. September 2028. Wenn Sie weniger sind, hängt es von Ihrer genauen Größe ab:

Wie oft Sie berichten müssen, hängt auch von Ihrer Größe ab: Unternehmen mit 250+ Mitarbeitern berichten jährlich, der Rest alle drei Jahre. Wenn Sie weniger als 50 Mitarbeiter haben, sind Sie nicht von der Berichtspflicht betroffen, aber die übrigen Anforderungen an Gehaltskriterien und Mitarbeitereinsicht gelten weiterhin.

So sieht es aus, wenn niemand die Zahlen rechtzeitig überprüft hat

Das nachstehende Beispiel ist zur Veranschaulichung erfunden und kein Ausdruck eines tatsächlichen Falls:

Stellen Sie sich ein Dienstleistungsunternehmen mit 180 Mitarbeitern vor. Heute heißen einige „Senior Consultant“, andere „Account Manager“, machen aber im Grunde die gleiche Arbeit mit der gleichen Verantwortung. Wenn die Kriterien des Direktives auf die Stellen angewendet werden – Fähigkeiten, Verantwortung, Einsatz, Arbeitsbedingungen – landen sie in derselben Kategorie.

Die Gehaltsanalyse zeigt eine Differenz von 7 % zwischen den Geschlechtern in der Kategorie. Das liegt über der Grenze von 5 %, und das Unternehmen muss nun zu einer gemeinsamen Gehaltsbewertung mit Arbeitnehmervertretern einladen, den Grund dokumentieren und, wenn die Differenz nicht objektiv begründet werden kann, diese korrigieren.

Hätte das Unternehmen die Kategorisierung und die Daten nicht bereits im Griff gehabt, hätte es am Tag, an dem ein Mitarbeiter fragt, keine Dokumentation gehabt. Oder am Tag, an dem ein Anwalt dies im Namen des Mitarbeiters tut.

4 Dinge, die es Sie sofort kostet, wenn Sie warten

Es ist nicht nur Papierkram, mit dem Sie Gefahr laufen, ins Hintertreffen zu geraten:

• Die Beweislast kehrt sich um. In Fällen gleicher Bezahlung müssen Sie nun beweisen, dass eine Gehaltsdifferenz objektiv begründet ist, und nicht der Mitarbeiter muss das Gegenteil beweisen. Ohne die richtige Dokumentation sind Sie in einer schwachen Position.
• Sanktionen sind Teil des Direktives. Die EU verlangt, dass die Mitgliedstaaten Sanktionen verhängen, die „effektiv, verhältnismäßig und präventiv“ bei Verstößen sind. Die konkreten dänischen Regeln werden bei der Umsetzung festgelegt, aber die Unsicherheit an sich ist ein Risiko, das bei der Planung berücksichtigt werden muss.
• Das Recruiting wird schwieriger, nicht einfacher, wenn Sie nicht vorbereitet sind. Wenn die Gehaltsspanne im Stellenangebot stehen muss, ist das nichts, was Sie am Tag improvisieren können. Es erfordert eine Gehaltsstruktur, die bereits Sinn ergibt.
• Vertrauen ist schwer wieder aufzubauen. Wenn herauskommt, dass Sie die Zahlen nicht im Griff hatten, wenn die Mitarbeiter zuerst fragen, ist das ein größeres Vertrauensproblem als die Gehaltsdifferenz selbst.

Die Vorbereitung ist nicht kostenlos, aber auch keine große Investition, sondern hauptsächlich Zeit von HR, Gehalt und Management. Wenn Sie dies rechtzeitig planen, wird es deutlich billiger an Zeit und Ressourcen, als wenn Sie es unter Zeitdruck im Jahr 2027 zusammenstellen müssen.

Aber es ist nicht nur eine Übung, um das Schlimmste zu vermeiden. Die Unternehmen, die dies frühzeitig in den Griff bekommen, erhalten gleichzeitig ein Gehaltssystem, das die Mitarbeiter selbst unterstützen können, und ein Recruiting, bei dem Gehalt keine tabuisierte Verhandlung ist, sondern ein klarer Ausgangspunkt. Das ist der Unterschied, der darüber entscheidet, ob Ihre Mitarbeiter das Direktive als Kontrolle von außen oder als Beweis dafür erleben, dass Sie es bereits im Griff haben.

7 Schritte, die entscheiden, ob das Lohntransparenzdirektiv eine Geldstrafe oder eine Formalität wird

2027 klingt weit in der Zukunft, aber das ist es nicht. Insbesondere nicht, wenn Daten bereinigt, Kriterien festgelegt und Führungskräfte auf schwierige Gespräche über Gehälter vorbereitet werden müssen. Die Reihenfolge ist wichtig: Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Sieben Startpunkte, in der richtigen Reihenfolge:

1. Ordnen Sie Ihre Stellen- und Gehaltsstruktur ab
   Ermitteln Sie, wie Sie heute organisiert sind, und bewerten Sie, ob die Struktur so verwendet werden kann, wie sie ist – oder ob sie angepasst werden muss, damit sie die Kriterien der Richtlinie erfüllt.
2. Legen Sie objektive, geschlechtsneutrale Kriterien fest
   Entscheiden Sie, was Gehalt, Gehaltsniveau und Gehaltsentwicklung bei Ihnen tatsächlich bestimmen soll, und stellen Sie sicher, dass die Kriterien objektiv und geschlechtsneutral sind – nicht nur eine Fortsetzung von „haben wir schon immer so gemacht“.
3. Ordnen Sie Ihre Gehaltsdaten ab und finden Sie die Gehaltslücke
   Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Daten Sie haben und ob sie vollständig und zugänglich sind. Identifizieren Sie, wo es Gehaltsunterschiede gibt und wie groß diese sind. Wenn Sie bereits 365-Lohn in Verbindung mit Business Central betreiben, haben Sie oft bereits einen großen Teil der Struktur vorhanden.
4. Schreiben Sie Ihre Gehaltspolitik nieder
   Dokumentieren Sie die Kriterien für Gehalt, Gehaltsniveau und Gehaltsentwicklung in einer tatsächlichen Politik und legen Sie einen festen Prozess fest, wie Gehälter zukünftig entschieden werden.
5. Erstellen Sie ein Verfahren für das Recht der Mitarbeiter auf Gehaltsauskünfte
   Entscheiden Sie, wie und wann Mitarbeiter eine Antwort erhalten, wenn sie nach ihrem eigenen Gehalt oder dem Durchschnittsgehalt in ihrer Kategorie fragen – und ob dies durch ein System unterstützt werden soll.
6. Bereiten Sie Ihre Führungskräfte vor
   Sie müssen in der Lage sein, die neuen Anforderungen zu erfüllen und Gehaltsfragen professionell zu beantworten, bevor die Mitarbeiter zu fragen beginnen. Üben Sie konkrete Antworten im Voraus – z. B. wie eine Führungskraft einen Gehaltsunterschied unter Verweis auf die Jobkategorie und objektive Kriterien erklärt, anstatt in einem Mitarbeitergespräch auf dem falschen Fuß erwischt zu werden.
7. Erstellen Sie Ihre Gehaltsabrechnung, wenn Sie betroffen sind
   Bauen Sie den Prozess rechtzeitig auf: Vorlagen, Verantwortlichkeiten und ein fester Jahresplan ersparen Ihnen Stress, wenn die Frist näher rückt.