Kunde
Hoei Denmark A/S
Industrie
Produktion & Innenausstattung
Jahr
2023
Dienstleistungen
Betrieb, Softwareentwicklung, Strategie
Hoei Dänemark
Hoei Denmark A/S ist ein dänisches Designunternehmen, das sich auf die Herstellung und den Verkauf hochwertiger Rahmen, Spiegel, Plakatlisten und Drucklösungen spezialisiert hat. Das in Hinnerup ansässige Unternehmen kombiniert ästhetisches nordisches Design mit flexiblen, maßgeschneiderten Lösungen und einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit – einschließlich FSC-zertifizierter Materialien, dänischer Produktion und Dropshipping, um Abfall zu minimieren. Hoei Denmark ist ein vertrauenswürdiger Partner sowohl für dänische als auch für internationale Marken und positioniert sich als agiler und skalierbarer Lieferant auf dem Markt für Rahmen und visuelle Einrichtung.
Herausforderung: Hoei Denmark wurde durch ein veraltetes Microsoft C5-ERP mit fragmentierten Systemen, langsamen Reaktionszeiten und einem Mangel an Echtzeitintegration zwischen Finanzen, Speicher und Logistik behindert, was zu fehlerhaften Daten, ineffizienten Prozessen und begrenzten Wachstums- und Entscheidungsmöglichkeiten führte.
Eine digitale Zukunft
Als Hoei Denmark die Folgen seines veralteten IT-Systems zu spüren begann, war klar, dass eine Änderung notwendig war.
Das Unternehmen stand vor Herausforderungen wie ineffizienten und fragmentierten Arbeitsabläufen, begrenzter Skalierbarkeit und einem Mangel an Überblick über Logistik und Lagerbestand, ebenso wie das veraltete Microsoft C5 ERP-System den wachsenden Anforderungen von Kunden und Lieferanten nicht mehr gerecht werden konnte.
Langsame Reaktionszeiten und mangelnde Integration zwischen Systemen wie ERP, Bestandsverwaltung und Finanzen führten zu einer fehlerhaften Datenverarbeitung und einem langsamen Entscheidungsprozess, der sowohl Wachstum als auch Effizienz behinderte.
Effizienz und fehlerfreie Systeme in einem Upgrade
Um die Herausforderungen von Hoei Denmark zu lösen, begann KOLLAB mit einer umfassenden Modernisierung der IT-Struktur des Unternehmens. Die erste wesentliche Lösung bestand in der Implementierung einer modernen, cloudbasierten Plattform.
Diese neue IT-Infrastruktur machte das System sowohl skalierbarer als auch zukunftssicherer. Die cloudbasierte Lösung verbesserte Leistung und Stabilität erheblich und ermöglichte es Hoei Denmark, bei sich ändernden Anforderungen einfach und schnell neue Funktionen hinzuzufügen.
Eine weitere wichtige Lösung war die Integration des ERP-Systems des Unternehmens in die Bestandsverwaltung und die Finanzsysteme. Es wurde eine automatisierte Lösung entwickelt, die sicherstellte, dass Lagerstatus, Bestellungen und Finanzdaten in Echtzeit synchronisiert wurden. Durch diese Integration wurden nicht nur Doppelregistrierungen, sondern auch menschliche Fehler vermieden, die zuvor bei der manuellen Datenübertragung zwischen Systemen auftreten konnten. Dies führte zu einer deutlichen Verbesserung der Datenqualität und einem effizienteren Arbeitsprozess.
Skalierbarkeit und Einhaltung
Die neue IT-Lösung wurde unter Berücksichtigung von Flexibilität und Skalierbarkeit entwickelt. Hoei Denmark könnte das System nun problemlos an die Wachstums- und Expansionsanforderungen des Unternehmens anpassen. Das System basierte auf einem modularen Aufbau, der es ermöglichte, ohne große Investitionen oder lange Entwicklungszeit schnell neue Funktionen hinzuzufügen. Diese Flexibilität gab Hoei Denmark die Möglichkeit, sowohl mit den aktuellen als auch mit den zukünftigen Anforderungen Schritt zu halten.
Sicherheit war ein weiterer wichtiger Faktor bei der Modernisierung des IT-Setups von Hoei Denmark. Die Implementierung moderner Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Multifaktor-Authentifizierung und fortschrittlicher Zugriffskontrolle, machte das System weitaus resistenter gegen Cyberbedrohungen. Gleichzeitig wurde das System gemäß der geltenden Gesetzgebung wie der DSGVO und anderen relevanten Standards gesichert, was nicht nur das Risiko von Datenschutzverletzungen verringerte, sondern es Hoei Denmark auch ermöglichte, die erforderlichen Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Benutzerorientierte Optimierung
Ein Hauptziel des Upgrades bestand darin, das Benutzererlebnis zu verbessern. Das alte System wurde von den Mitarbeitern als schwer und ineffizient angesehen, da sie häufig manuelle Arbeitsabläufe verwenden mussten. Die neue Lösung wurde mit Fokus auf Benutzer entwickelt, was bedeutete, dass die Mitarbeiter nun Zugriff auf ein viel intuitiveres System hatten, das den Bedarf an manueller Eingabe erheblich reduzierte. Darüber hinaus wurden Berichtstools und Dashboards optimiert, damit das Management einen schnellen und genauen Überblick über die Situation des Unternehmens erhalten konnte, was ihm half, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen.
Die Flexibilität von KOLLAB war zu Beginn deutlich zu erkennen. Während andere Akteure uns sagten, was wir ändern müssten, um in das neue System zu passen, war ihr Ansatz umgekehrt. Sie konzentrierten sich darauf, welche Anforderungen das System erfüllen musste und was angepasst werden musste, damit das System zu unserem Unternehmen passte. Sie haben sich daher für ein Team entschieden, das zu uns passte und aus mehreren Experten des Hauses bestand. Wir haben auch heute noch Aufgaben am Laufen, bei denen es sich um geplante Erweiterungen des bestehenden Systems handelt. Da wir mit denselben Leuten verbunden sind wie beim Einrichten, kennen sie unsere Lösung, weshalb ein 100%iges Verständnis und Einblick in die Einrichtung und die Aufgaben besteht. Obwohl KOLLAB also eine Lösung verkauft, die auch alle anderen Unternehmen der Welt anbieten, sind es ihr Service, ihr Personal und ihre Herangehensweise an die Aufgaben der Kunden, die dazu führen, dass wir sie als vertrauenswürdigen Partner und IT-Lieferanten ausgewählt haben.
Christian Høi, Direktor, Hoei Dänemark