Kunde
JKS
Branche
Zeitarbeit und Personalbeschaffung
Jahr
2025
Dienstleistungen
Design, Microsoft 365, Softwareentwicklung, Strategie
JKS
Wenn jeden Tag 6.000 Zeitarbeitskräfte an Unternehmen vermittelt werden sollen, braucht man ein System, das einfach funktioniert. JKS ist Dänemarks führendes Zeitarbeits- und Personalvermittlungsunternehmen und verarbeitet täglich Tausende von Stunden- und Lohnabrechnungen. Das stellt hohe Anforderungen an Präzision, Benutzerfreundlichkeit und digitale Struktur.
In Zusammenarbeit mit JKS haben wir über mehrere Jahre hinweg ein komplettes digitales Ökosystem entwickelt und weiterentwickelt, das alle Teile des Unternehmens miteinander verbindet – von den Zeitarbeitskräften vor Ort über die Kunden in den Unternehmen bis hin zu den Beratern bei JKS.
Herausforderung: JKS hatte mit einem veralteten und unpraktischen Zeiterfassungssystem zu kämpfen, das sowohl für Zeitarbeitskräfte als auch für Kunden schwer zu bedienen war und nicht in die neue digitale Systemlandschaft passte. Dies beeinträchtigte die Genauigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz im täglichen Betrieb. Daher musste das System modernisiert und zu einer mobilfunkorientierten Lösung vereinfacht werden, die eine korrekte Erfassung und einen besseren Arbeitsablauf für alle Benutzer gewährleistet.
EIN SYSTEM FÜR DIE ZEIT
Wenn man davon lebt, Zeit zu verkaufen, ist es natürlich von entscheidender Bedeutung, dass man diese vollständig im Griff hat. Sowohl wie viel Zeit verbraucht wurde, als auch wer die Zeit verbraucht hat und nicht zuletzt, wofür die Zeit verbraucht wurde. Bei JKS hatte man jahrelang mit dem gleichen Zeiterfassungssystem gearbeitet. Das System, das in mehreren Schritten erweitert worden war, funktionierte nicht mehr optimal. Die Kunden empfanden es als schwierig, sich anzumelden und sich einen Überblick zu verschaffen.
Das System musste daher umgeschrieben werden, damit es für den einzelnen Zeitarbeitnehmer einfach zu bedienen war, sich aber gleichzeitig in die neue Systemlandschaft einfügte, die bei JKS entwickelt wurde. Dies war genau die richtige Aufgabe für unsere Entwickler, deren Ergebnis eine zuverlässige und benutzerfreundliche mobile App war, die durch GPS-Daten und Sensoren eine hohe Datenqualität bei jeder einzelnen Registrierung gewährleistet.
Mit der neuen Zeiterfassungslösung profitieren nicht nur die Mitarbeiter von JKS von einer benutzerfreundlicheren Lösung. Die Lösung ermöglicht es den Zeitarbeitern auch, sich einfach über eine App auf ihrem Mobiltelefon anzumelden und damit die Zeiterfassung zu starten. Die Lösung, die zuvor webbasiert war, läuft nun als mobile Lösung beim Zeitarbeitnehmer. Dies erleichtert es den Zeitarbeitnehmern, den Erfassungsbereich zu wechseln, und den Unternehmen, genaue Erfassungen zu erhalten, mit denen sie arbeiten können, wenn die Zeitarbeitsstunden intern abgerechnet werden müssen.
„Es muss einfach korrekt sein. Wir brauchen ein System, das zu 100 Prozent sicher und effizient funktioniert – und das die Nutzer als benutzerfreundlich empfinden“, sagt Søren Ingemann, stellvertretender Direktor bei JKS. Man kann wohl sagen, dass die Lösung ein Gamechanger war, wenn es nun gelingt, die 6.000 Gehaltszahlungen ohne Probleme abzuwickeln.
Drei Plattformen, ein gemeinsamer Ablauf
Die Entwicklung des Zeiterfassungssystems war der Startschuss für eine umfassende digitale Transformation.
Gemeinsam mit JKS haben wir seitdem eine vollständig integrierte Lösung entwickelt, bei der Kundenportal, Zeitarbeits-App und internes System (JKS Plus) als ein einheitlicher Ablauf funktionieren.
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Über das Kundenportal können Kunden selbst Aufträge erstellen, Kandidaten einsehen und die von den Zeitarbeitskräften eingereichten Stunden genehmigen.
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JKS Plus bietet Beratern einen vollständigen Überblick über Kapazitäten, Buchungen und Vermittlungen. Von hier aus wird der richtige Zeitarbeitnehmer für den Auftrag gebucht, entweder manuell oder über Suchfilter, woraufhin der Zeitarbeitnehmer den Auftrag in der App erhält.
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Vikarappen sammelt alles für den Aushilfsmitarbeiter: Aufgaben, Kalender, freie Tage und Zeiterfassung.
Alles ist direkt in Microsoft Business Central integriert, sodass Daten automatisch und fehlerfrei durch das gesamte System fließen – von der Buchung bis zur Gehaltsabrechnung.
Eine lebendige Lösung
Das Projekt endet hier jedoch nicht. Die Zusammenarbeit zwischen unseren Entwicklern, Designern und den Spezialisten von JKS wird fortgesetzt, um die Grenzen des Systems weiter zu verschieben. Neue Funktionen werden getestet und kontinuierlich eingeführt, wobei die Endnutzer stets im Mittelpunkt stehen.
Es handelt sich um eine Partnerschaft, die nicht nur ein komplexes Geschäft digitalisiert hat, sondern auch die Art und Weise vereinfacht und verfeinert hat, wie Menschen, Daten und Prozesse zusammenwirken.
„Wenn man einmal mit der Digitalisierung begonnen hat, entstehen ständig neue Ideen und Wünsche für Dinge und Prozesse, die man gerne intelligenter gestalten möchte. Das klingt vielleicht ein wenig klischeehaft, aber wir glauben, dass wir uns auf dem Weg zu einer digitalen Transformation befinden. Sowohl Kunden als auch Zeitarbeitskräfte waren sehr aktiv und haben Vorschläge und neue Ideen eingereicht.“
Søren Ingemann, stellvertretender Direktor bei JKS