ZiboCare

Wenn das System nicht mehr angeschlossen ist 

Bei ZiboCare war die Herausforderung nicht mehr ein isoliertes IT-Problem, sondern etwas, das sich direkt auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirkte, effizient zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln. 

Die bestehende NAV 2018-Lösung wurde im Laufe der Zeit durch spezielle Anpassungen und Ergänzungen erweitert, wodurch eine undurchsichtige Struktur und eine Ansammlung unstrukturierter Daten entstanden. Es war schwierig zu erkennen, wie das System aufgebaut war und Änderungen mit Risiken verbunden waren. 

Gleichzeitig war die Organisation in hohem Maße auf wenige spezialisierte Ressourcen angewiesen, was sowohl den Betrieb als auch die weitere Entwicklung anfällig machte. Der Mangel an Transparenz erschwerte zudem die Dokumentation von Prozessen und die Gewährleistung einer unternehmensweiten einheitlichen Datenbank, was sowohl das Betriebsrisiko als auch die Komplexität der Berichterstattung an die Gruppe erhöhte. 

Anders Michelsen, Customer Experience Manager bei ZiboCare, beschreibt es wie folgt: 

“Es fühlte sich an wie ein instabiles Haus, das viele Male umgebaut worden war, dessen Fundament noch nicht vollständig bekannt war und bei dem selbst kleine Änderungen riskant sein konnten. Dies führte in der Praxis dazu, dass wir zögerten, das System weiterzuentwickeln und zu ändern, weil wir nicht wussten, welche Auswirkungen es haben würde, und so verloren wir auch einen Teil der Kontrolle über unsere eigenen Prozesse und Daten.” 

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Dokumentation, Buchhaltungsrecht und Konzernberichterstattung, was deutlich machte, dass die bestehende Struktur den Bedürfnissen des Unternehmens nicht mehr gerecht werden konnte. 

Ein strategischer Showdown mit Komplexität 

In Zusammenarbeit mit KOLLAB entschied sich ZiboCare dafür, seine ERP-Grundlage zu überdenken, anstatt einfach die bestehende zu aktualisieren. 

Die erste Voranalyse war ein entscheidender Wendepunkt. An zwei intensiven Tagen wurde die gesamte Systemlandschaft überprüft und Klarheit darüber geschaffen, was Standard ist, was speziell entwickelt wurde und was tatsächlich Wert schafft. Durch die Voranalyse war es möglich, klar zwischen Standardfunktionalität und Sonderentwicklung zu unterscheiden und so bewusste Entscheidungen darüber zu treffen, was fortgeführt werden sollte und was eliminiert werden könnte, um Komplexität und technische Schulden zu reduzieren: 

“Die Voranalyse gab uns einen völlig anderen Überblick über unser eigenes Geschäft, und viele der Dinge, die wir für notwendig hielten, erwiesen sich tatsächlich als nicht notwendig. Wir haben festgestellt, dass die Standardfunktionalität unsere Anforderungen tatsächlich besser und robuster abdecken kann als die speziellen Lösungen, die wir im Laufe der Zeit entwickelt haben.” Er erklärt weiter. 

Der Prozess umfasste auch eine Bereinigung sowohl der Daten als auch der Arbeitsabläufe sowie die Einbindung relevanter Mitarbeiter, so dass die Lösung in der praktischen Arbeitsweise des Unternehmens verankert war. 

Das Ergebnis war ein ERP-Setup, das weitaus transparenter, einfacher zu warten und besser für die zukünftige Entwicklung gerüstet ist. Gleichzeitig wurden die Projektschätzungen eingehalten, wodurch ein hohes Maß an Vertrauen sowohl in den Prozess als auch in die Zusammenarbeit entstand. 

Messbare Effizienz im täglichen Betrieb 

Durch die Implementierung von Business Central Online konnten schnell konkrete Verbesserungen im Alltag erzielt werden. 

Schon früh verzeichnete ZiboCare eine deutliche Verbesserung der Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit, was die Navigation im System und die effiziente Arbeit mit Daten erleichtert. Gleichzeitig hat die Integration in Excel es ermöglicht, flexibel mit Daten zu arbeiten, ohne neue manuelle Vermittler zu schaffen. 

Ein klares Beispiel ist die Rechnungsstellung von Krankenhauskunden. Bisher basierte der Prozess auf manuellen Aufzeichnungen von Fahrern auf Papier, gefolgt von der Eingabe in Excel. Es war jeden Monat ein zeitaufwändiger Prozess und mit dem Risiko von Fehlern und Missverständnissen verbunden.
Mit der neuen Lösung und der bevorstehenden Automatisierung per RFID werden Daten direkt an der Quelle registriert und können sofort genutzt werden. Es hat den Zeitaufwand deutlich reduziert und gleichzeitig sowohl die Datenqualität als auch die Dokumentation deutlich verbessert – Anders Michelsen führt aus: 

“Müll rein, Müll raus’, es ist uns sehr klar geworden, wie wichtig die Datenbank ist. Wir können sehen, wie groß der Unterschied ist, wenn Daten von Anfang an korrekt erfasst werden, anstatt mehrere manuelle Links durchlaufen zu müssen.” 

Gleichzeitig hat ZiboCare eine einheitliche Datenquelle erhalten, bei der Informationen an einem Ort verfügbar sind. Dies bedeutet, dass das Unternehmen heute von einer “einzigen Quelle der Wahrheit” aus arbeitet, in der die Daten konsistent, dokumentierbar und im gesamten Unternehmen verfügbar sind. Es reduziert Fehler, minimiert Prozessstopps und stärkt die Entscheidungsgrundlage.